Missä ilmoitusten tiedot säilytetään? Salaus, sijainti ja säilytysaika
Tämä sivu ei ole oikeudellista neuvontaa.
Ilmoitukset voivat sisältää arkaluonteisimpia tietoja, joita organisaatiolla koskaan on. Tämä opas kertoo, mitä kanava tallentaa ja mitä kannattaa kysyä ennen valintaa. Se on yleistietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
Mitä kanava tallentaa
Ilmoituksen tekstin, liitteet ja keskustelun ilmoittajan kanssa; tapaustiedot kuten tilan, luokan ja määräajat; sekä teknisiä tietoja, kuten lokit. Hyvä kanava pitää viimeisen ryhmän pienenä: ei IP-osoitteita eikä selaimen sormenjälkiä nimettömistä ilmoittajista, eikä piilotettuja metatietoja liitteissä, kuten kuvan sijaintia.
Kaksi salausmallia
- Palveluntarjoajan hallitsema: tiedot salataan palveluntarjoajan palvelimilla, mutta avaimet ovat palveluntarjoajalla, joka pystyy teknisesti lukemaan ne.
- Asiakkaan hallitsema (päästä päähän): ilmoitus salataan ilmoittajan selaimessa, ja avaimet ovat vain organisaation henkilöstöllä. Palveluntarjoaja ja sen alihankkijat säilyttävät salattua dataa, jota ne eivät pysty lukemaan.
Sijainnilla on yhä merkitystä lain ja sopimusten kannalta, mutta asiakkaan hallitsemassa salauksessa kopio tiedoista on hyödytön ilman organisaation avaimia.
Kysymykset toimittajalle
- Kuka pystyy lukemaan ilmoitusten sisällön: vain meidän käsittelijämme vai myös teidän henkilöstönne?
- Mitkä alihankkijat käsittelevät tietoja, missä ja millä suojatoimilla EU/ETA-alueen ulkopuolisissa siirroissa?
- Mitä tallennatte nimettömistä ilmoittajista: IP-osoitteita, selaintietoja, liitteiden metatietoja?
- Miten ilmoitukset poistetaan säilytysajan jälkeen, myös varmuuskopioista?
- Kuka pääsee järjestelmään ja kirjataanko jokainen toimenpide?
Viiden vuoden sääntö
Lain 1171/2022 29 §: ilmoitustiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua vastaanottamisesta, ellei säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamiseksi tai oikeudellisen vaateen vuoksi. Selvästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Ilmoossa organisaatio voi ottaa käyttöön asiakkaan hallitseman salauksen, nimettömistä ilmoituksista ei tallenneta IP-osoitetta, liitteiden metatiedot poistetaan jo selaimessa, ja automaattinen poisto säilytysajan jälkeen on valinnainen asetus. Jokainen palveluntarjoaja on lueteltu palveluntarjoajasivullamme.
Palveluntarjoajat ja tiedonsiirrot