Ilmoituskanavan käyttöönotto: tarkistuslista yritykselle
Tämä sivu ei ole oikeudellista neuvontaa.
Käytä tätä tarkistuslistaa, kun otatte sisäisen ilmoituskanavan käyttöön. Jokaisessa kohdassa mainitaan lain 1171/2022 pykälä, josta se tulee. Lista on yleistietoa, ei oikeudellista neuvontaa.
- 1. Tarkista velvollisuus (10 §): säännöllisesti vähintään 50 henkilöä tai lisäeläkelaitos. Pienempi organisaatio voi pitää vapaaehtoista kanavaa (13 §).
- 2. Valitse malli: oma kanava tai ulkoistettu ylläpitäjä (11 §). Vastuu velvollisuuksista säilyy teillä kummassakin.
- 3. Nimeä puolueettomat käsittelijät ja varahenkilöt (14 §). Vain he saavat käsitellä ilmoituksia.
- 4. Päätä, otatteko vastaan nimettömiä ilmoituksia (17 §), ja kirjaa päätös julkaistaviin tietoihin.
- 5. Tarjoa kirjallinen ilmoittaminen ja päätä, tarjoatteko myös suullisen. Jos tarjoatte, sen on toimittava puhelimitse tai muulla ääniviestijärjestelmällä, ja pyynnöstä on järjestettävä tapaaminen kohtuullisessa ajassa (15 §).
- 6. Suunnittele määräajat: vastaanottoilmoitus seitsemän päivän kuluessa (15 §) ja palaute kolmen kuukauden kuluessa (16 §). Sopikaa, kuka seuraa niitä lomien aikana.
- 7. Pidä henkilöllisyydet ja ilmoitukset salassa (32 §): rajaa pääsy nimetyille käsittelijöille. Loki siitä, kuka teki mitä, auttaa osoittamaan sen.
- 8. Määritä säilytys: ilmoitustiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua vastaanottamisesta, ellei säilyttäminen ole välttämätöntä laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden tai oikeudellisen vaateen vuoksi (29 §). Selvästi merkityksettömät henkilötiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.
- 9. Julkaise selkeät tiedot sisäisestä ilmoittamisesta, oikeuskanslerin ulkoisesta kanavasta, menettelyistä ja suojelun edellytyksistä (15 §): intranet, perehdytysmateriaali, ilmoitustaulut ja verkkosivut.
- 10. Testaa kanava alusta loppuun ennen käyttöönottoa: lähetä testi-ilmoitus, kuittaa se, vastaa ja tarkista, että ilmoittaja näkee vastauksen.
Kohta 1 kahdessa minuutissa: tee itsearviointi.
Ilmoon tuotesivuilla kerrotaan, mitä näistä kohdista ohjelmisto tukee. Organisaation omat päätökset, kuten käsittelijöiden nimeäminen, jäävät teille.